個人情報保護方針
株式会社共立は、事務受託・会員管理業務等顧客から委託される個人情報を適正に取り扱い、個人情報の保護を徹底することが社会的責任であることを十分に認識し、法令を遵守することはもとより、「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項JIS Q 15001：2017」（JIS 規格と呼ぶ）に従った個人情報保護システムを確立し、必要な安全対策を実施します。当社の個人情報保護方針は、以下のとおりです。
1. 個人情報の取得と利用
当社は適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得いたします。また個人情報の利用に当っては、利用目的を特定し、その目的の達成に必要な範囲内のみで取得、利用、提供をいたします。目的外利用を防止するために必要な措置を講じます。特に事務受託・会員管理業務等においては、顧客から委託される個人情報は、委託される業務の処理に必要な範囲内でのみ取扱います。当社の業務では、個人情報の目的外利用、第三者への提供はいたしません。
2. 法令・規範の遵守
当社は、当社が保有する個人情報の取扱いに関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。
3. 個人情報の管理と保護
個人情報の漏えい、滅失またはき損等のリスクに関しては、上記のJIS 規格に従ってリスク対策を実施し事故を防止します。また、問題が生じた場合には、速やかに適切な是正措置を実施します。
4. 自己に関する情報の開示
当社は、保有する個人情報に対する本人からのお問い合わせへ遅滞なく対応いたします。当該個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止等の要請に関しましては、下記に示す「個人情報問い合わせに窓口」にて取扱いたします。
また、当社の個人情報保護の取扱いに関する苦情・相談・情報提供につきましても、同窓口へご連絡ください。
5. 個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善
当社の個人情報保護マネジメントシステムは、従業員に周知徹底させるための定期的教育を実施するほか、定期的に監査し、日常的に運用状況を確認します。さらに代表者による定期的な見直しを実施し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善をいたします。
制定日：2014年3月11日
最終改訂日：2022年8月5日
株式会社共立
代表取締役 奥貫 猛
「個人情報問い合わせ窓口」
個人情報保護管理者：株式会社共立 ドキュメントサービス部担当員
電話：03-3551-9891（受付時間
9:00～16:00、土日祝日及び当社休業日を除く）
〒104-0033 東京都中央区新川2-22-4
新共立ビル2F
個人情報の利用目的
1. 当社が直接取得する顧客等の個人情報
当社のサービスの提供とサービスに関わるご案内に利用するため。
- 氏名
- メールアドレス
- 住所、郵便番号
- 所属
2. 当社の従業員に関する個人情報
従業者管理（人事管理、給与等の支給、税務手続き等の業務、社員証の発行、本人との連絡、労務管理、福利厚生、安全管理、健康管理等）に利用するため。
- 氏名（本人及び家族）
- メールアドレス
- 住所、郵便番号
- マイナンバー
- 給与等振込先の口座情報
3. 当社の採用応募者に関する個人情報
採用業務（書類選考、面接、本人との連絡等、その他）に利用するため。
- 氏名
- メールアドレス
- 住所、郵便番号
- 学歴及び職歴
- ほか履歴書記載事項
4. 当社への問合せ者に関する個人情報
お問い合わせに対応するため。
- 氏名
- メールアドレス
- 住所、郵便番号
- 所属（任意）
- Cookie（問合せフォーム セッション管理のため）※本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得
※ 当社の“開示対象”個人情報の利用目的は、上記の1.～4.となります。
5. 【委託】受託業務に関わる個人情報
学協会事務、学協会誌・論文集・冊子制作・編集サポート等の受託した業務を遂行するため。
- 氏名
- メールアドレス
- 住所、郵便番号
- 所属
- Cookie、インターネットドメイン名、IPアドレス（問合せフォーム セッション管理等のため。委託元の学協会等が取得している場合）※本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得
- 年会費の納入履歴：年月日、金額
- 決済関連情報（委託元の学協会等が取得している場合）
- 銀行振込：利用日時、送金額、金融機関名、支店名、口座番号、口座名義、個別の決済処理や取引を識別するためのID等
- 郵便振替：利用日時、送金額、記号番号、口座名義、個別の決済処理や取引を識別するためのID等
- PayPal：利用日時、利用金額、メールアドレス、個別の決済処理や取引を識別するためのID等
- クレジット支払い：利用日時、利用金額、カード名義、カード番号、有効期限
- 生年月日（委託元の学協会等が取得している場合）
- 性別（委託元の学協会等が取得している場合）
開示等の求めに応じる手続き
1. 開示等に関する当社の方針
当社の受託業務に関する個人情報については、当社に開示をする権利がないため、開示することはいたしません。
当社が直接取得し保有する個人情報に関して、本人又は代理人は「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示」を求めることができます。ただし、当社が直接取得した個人情報についても、法律の定めるところにより開示しない場合があります。
2. 開示等の求めのお申し出先（書類提出先）
株式会社共立 ドキュメントサービス部 「個人情報問い合わせ窓口」
電話：03-3551-9891（受付時間
9:00～16:00、土日祝日及び当社休業日を除く）
〒104-0033 東京都中央区新川2丁目22番4号
新共立ビル2Ｆ
3. 開示等の求めに際して提出していただく書面の様式と提出方法
開示等の求めに際して「個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止等請求書」を提出していただきます。様式書類は、お申し出により別途ご本人宛送付します。
4. 開示等の求めをする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
本人であることを証明する公的証明書（運転免許証・パスポート・マイナンバーカード・各種健康保険証・年金手帳・住民票・在留カード・特別永住者証明書など）の写しを添付していただきます。
法定代理人（親権者、未成年後見人、成年後見人）については代理人と本人との関係を証明する戸籍全部事項証明書または住民票等を添付していただきます。
任意代理人の場合は、委任状とともに開示対象者本人の印鑑証明書を添付していただきます。
5. 開示等の手数料
個人情報の利用目的の通知及び開示に関わる手数料は、利用目的の通知または開示1件につき2,000円＋消費税とし、当社銀行口座への振込み、または現金書留にて郵送することとします。振込み先は別途ご案内します。
6. 開示等の申し込みに対する回答
以下の方法により遅滞なくご連絡いたします。
【開示等対応可能な場合】
- 個人情報の利用目的の通知、開示の場合：原則、本人又は代理人が前述の「様式書類」にて指定した連絡方法により対応いたします。（ただし、指定された連絡方法を行うことが困難な場合は、書面の郵送にて対応いたします。）
- 個人情報の訂正、追加、削除、利用停止、消去の場合：対応した旨、電話又はメールにてご連絡いたします。
【開示等対応不可能な場合】
上記1、2に関わらず、電話又はメールにてご連絡いたします。
7．個人情報の安全管理のために講じた措置
当社では、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、組織的、人的、物理的、技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。
安全管理措置の詳細については「お問い合わせフォーム」よりお問い合わせください。
苦情への対応
当社の個人情報保護の取扱いに関する苦情・相談・情報提供については、上記の窓口（株式会社共立 ドキュメントサービス部「個人情報問い合わせ窓口」）へご連絡ください。
